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Deslocações e estadas, despesas de representação
e ajudas de custo
Constitui recentemente uma sociedade por quotas e, na minha actividade,
vou necessitar de contratar pessoal. Sei que existem diferentes
formas de pagar as despesas efectuadas quer ao sóciosgerentes
quer ao pessoal. Posso saber quais são e as diferenças
entre elas?
Dentro das despesas que envolvem os trabalhadores da empresa existem
as despesas com "deslocação e estada", "despesas
de representação", "ajudas de custo"
e "compensação pela deslocação
em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade
patronal".
Este tipo de despesas, embora semelhantes, apresentam diferenças
porque umas são na sua totalidade aceites como custos e outras
não, assim como umas estão sujeitas a tributação
autónoma e outras não.
Passemos a explicar em que consiste cada uma destas despesas e quais
as suas diferenças: -Deslocações e estadas
- são as despesas suportadas quando se estiver perante encargos
com transporte, estadas e refeições suportadas com
trabalhadores dependentes da empresa, por motivo de deslocação
destes fora do local de trabalho e mediante a apresentação
de um documento comprovativo. Estes custos são aceites na
sua totalidade sendo conveniente que o funcionário que apresenta
as despesas coloque no verso do documento o seu nome e a deslocação
efectuada. Estas despesas não estão sujeitas a tributação
autónoma.
- Despesas de representação - são os encargos
suportados com recepções, refeições,
viagens, passeios e espectáculos oferecidos, no país
ou no estrangeiro, a clientes ou a fornecedores ou ainda a quaisquer
outras pessoas ou entidades. Estas despesas são aceites como
custo na sua totalidade embora tributadas autonomamente a uma taxa
de 5% sendo conveniente, para a sua total aceitação,
no verso do documento identificar os funcionários, clientes
ou fornecedores e outros que integrem a despesas bem como a justificação
da mesma.
- Ajudas de custo - são as importâncias atribuídas
pela entidade patronal aos seus trabalhadores dependentes quando
estes se desloquem ao serviço da entidade patronal e que
se destinem a compensar os gastos efectuados com essas deslocações
(alimentação e alojamento) sem apresentação
do documento da despesa. Estas despesas são totalmente aceites
desde que exista um mapa com o nome do funcionário, o local
e a data da deslocação, tempo e objectivo de permanência,
bem como o montante diário atribuído, não esquecendo
que existem limites estabelecidos para não haver sujeição
de IRS. Estas despesas estão sujeitas a uma taxa de tributação
autónoma de 5%.
- Compensações pela deslocação em viatura
própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal
- são as despesas que a entidade patronal suporta para compensar
o trabalhador pela utilização da viatura pessoal ao
serviço da empresa. Também estas despesas só
são aceites na totalidade se for preenchido um mapa itinerário
com o nome do trabalhador, o local onde se deslocou, a data da deslocação,
tempo e objectivo de permanência, matrícula da viatura,
bem como o montante pago por quilómetro. Há, também
neste caso, limites legais para o pagamento do valor por quilómetro
de forma a não estar sujeito a IRS.
Também estas despesas se encontram sujeitas a tributação
autónoma à taxa de 5%.
Zélia Pereira
Economista
in: Gondomar Económico, Abr08 |
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